Modulo di Adesione al servizio di Firma Elettronica Avanzata (“FEA”) per Clienti e Lavoratori

Condizioni relative al servizio di Firma Elettronica Avanzata (“FEA”)

Premesse

INPLACE SRL, con sede in Via Pisoni n. 2 – 20121 Milano (MI) ha scelto di finalizzare i propri contratti in modo elettronico per migliorare il servizio per i propri Clienti e Lavoratori.

Fa sottoscrizione dei documenti avviene mediante l’utilizzo di Firma Elettronica Avanzata (di seguito “FEA”), una specifica tipologia di firma elettronica disciplinata da diverse fonti normative tra cui rileva citare: il c.d. “Codice dell’Amministrazione Digitale” (c.d. CAD),D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i., e le c.d. “Regole Tecniche” di cui al Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 22 Febbraio 2013 (di seguito DPCM).

Definizioni

Ai fini delle presenti condizioni (le “Condizioni”), si intendono qui integralmente riportate e trascritte le definizioni contenute nel CAD, nonché quelle di cui alle Regole Tecniche.

Oggetto del Servizio

Le presenti Condizioni disciplinano l’erogazione facoltativa di una “FEA” da parte di INPLACE SRL ai propri Clienti e lavoratori, per la sottoscrizione dei documenti intercorrenti tra INPLACE SRL e i propri clienti/lavoratori (di seguito “Utente”)

Ai sensi della normativa di riferimento, una firma elettronica si configura come FEA allorché la stessa è ottenuta mediante un processo che garantisca:

• l’identificazione del firmatario del documento;
• la connessione univoca della firma al firmatario;
• il controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma, ivi inclusi i dati biometrici eventualmente utilizzati per la generazione della firma medesima;
• la possibilità di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma;
• la possibilità per il firmatario di ottenere evidenza di quanto sottoscritto;
• l’assenza di qualunque elemento nell’oggetto della sottoscrizione atto a modificarne gli atti, fatti o dati nello stesso rappresentati;
• la connessione univoca della firma al documento sottoscritto.

Il documento così sottoscritto acquisisce in tal modo l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile, con un valore probatorio analogo a quello della firma autografa.

Per i trattamenti di cui è Titolare INPLACE, l’Informativa che descrive le caratteristiche del Servizio di firma erogato e le tecnologie su cui questo si basa, è pubblicata sul sito internet al presente link.

1.    Attivazione del servizio, Identificazione dell’utente, Dichiarazione di accettazione all’utilizzo della Firma Elettronica Avanzata (DPCM 22-02-2013, art. 56 comma 1 e art. 57 comma 1, lettere b, c, d)

L’attivazione del Servizio è subordinata all’adesione del cliente/lavoratore.

Questi dovrà essere preliminarmente identificato da INPLACE SRL che, prima dell’adesione al servizio di FEA, esegue l’identificazione dell’utente mediante un documento d’identità valido.

Tale identificazione è propedeutica all’erogazione della FEA.

L’utilizzo della FEA è possibile solo dopo che il Cliente/Lavoratore ha accettato le Condizioni contenute nel presente Modulo di adesione al servizio.

2.    Descrizione del sistema di Firma Elettronica Avanzata e delle tecnologie utilizzate (DPCM 22-02-2013, art. 56 comma 1 e art. 57 comma 1, lettere e, f)

La soluzione di firma elettronica adottata da INPLACE SRL è realizzata per soddisfare i requisiti legali della Firma Elettronica Avanzata, conformemente ai vincoli contenuti nel Titolo V delle Regole Tecniche (DPCM 22 Febbraio 2013).

L’identificazione del firmatario, ottemperando alle Regole Tecniche, viene effettuata attraverso:

• Autenticazione tramite SPID o CIE
• Videoriconoscimento tramite operatore, gestito da OPTIMO NEXT

La soluzione implementata garantisce poi al firmatario un processo sicuro e verificabile ed un’associazione univoca tra il firmatario e la firma elettronica che viene raccolta nel processo implementato.

Tutto ciò è reso possibile tenendo presente che la documentazione da firmare sarà visibile esclusivamente ad un indirizzo e-mail (precedentemente verificato) e in una sezione dedicata dell’area riservata del sito InPlace del firmatario, in modo che il firmatario ne possa prendere visione avendo accesso al documento tramite One Time Password (OTP), un codice random, che gli verrà inviato via SMS, ad un numero di cellulare a lui appartenente, anch’esso verificato in precedenza.

Solo dopo che il processo implementato avrà verificato la correttezza dell’OTP ricevuto sul cellulare precedentemente registrato, si potrà procedere con la firma, ed è questo uno dei punti qualificanti di tutto il processo.

Il telefono cellulare si può considerare, infatti, a tutti gli effetti come il dispositivo di sicurezza abilitante alla firma.

La firma del documento potrà essere così ricondotta alla volontà del firmatario che prima ha ricevuto il documento su un proprio indirizzo di e-mail e in una sezione dedicata dell’area riservata del sito InPlace e che poi ha utilizzato il codice OTP, ricevuto sul proprio telefono cellulare, per confermare la sua volontà di sottoscrivere il documento.

Si evince quindi che la sottrazione, il furto, l’appropriazione indebita, lo smarrimento o l’uso non autorizzato del telefono cellulare, in quanto dispositivo di sicurezza, dovrà essere immediatamente comunicato a INPLACE SRL, in modo che non possano esserci rischi connessi con l’utilizzo di questi dispositivi da parte di soggetti diversi da quelli originariamente identificati.

La procedura, in ogni caso, non consente l’invio al Cliente/Lavoratore di un OTP ad un numero di cellulare che non sia stato precedentemente certificato. Pertanto, anche nel caso di semplice sostituzione della sim del cellulare da parte del suo legittimo proprietario, prima di avviare un processo di firma sarà necessario procedere con la registrazione del nuovo numero secondo le politiche previste da INPLACE SRL e solo al termine delle stesse procedere con la firma.

Una sostituzione “al volo” del numero di cellulare a cui inviare l’OTP non è invece prevista in alcun caso, ritenendo questa procedura pericolosa e non sicura contro un eventuale tentativo di furto d’identità (un soggetto diverso dal firmatario che cerca di fornire un proprio numero telefonico dopo essere entrato in qualche maniera in possesso dell’e-mail del destinatario originale).

Su queste basi si può affermare che il processo di firma è assolutamente conforme alle regole tecniche in quanto:

• È garantita la connessione univoca della firma al firmatario, già identificato previa presentazione di un documento di identità valido, attraverso l’invio del documento oggetto di firma all’indirizzo e-mail e in una sezione dedicata dell’area riservata del sito InPlace del firmatario e di un OTP al cellulare dello stesso;
• L’integrità del documento informatico sottoscritto con processo FEA è attestata attraverso l’impiego di tecnologie crittografiche e di algoritmi di hash (il controllo della corrispondenza tra un’impronta ricalcolata e quella “sigillata” all’interno delle firme permette di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma), infine di un sigillo che attesti in modo preciso la non modificabilità del documento.
• Vengono utilizzati documenti PDF/A in modo che sia possibile accertare l’assenza di codici eseguibili o Macroistruzioni all’interno dei documenti sottoscritti. In tal modo è possibile garantire che il documento prodotto sia in un formato tale da impedire l’inserimento all’interno dello stesso di programmi o istruzioni potenzialmente in grado di modificare gli atti, i fatti o i dati rappresentati nel documento medesimo.

Il documento una volta firmato verrà inviato ad un sistema di conservazione con modalità tali da garantirne, nel rispetto della normativa vigente in materia di conservazione digitale, la disponibilità, l’immodificabilità e l’integrità nel tempo e a norma dal quale potrà essere sempre recuperato in caso di necessità.

Infine, la Riconducibilità del documento firmato alla volontà del Cliente/Lavoratore è garantita da un insieme di dati incapsulati in un file (che chiameremo “Summary o Certificato di Completamento”). In tale Certificato di Completamento verranno registrate tutte le principali attività legate alla vita del documento (ad esempio mail utilizzata per l’invio, numero cellulare, ora di invio del codice OTP ed eventuali azioni specifiche eseguite dal firmatario sul documento).

3.    Durata e revoca del Servizio FEA(DPCM 22-02-2013, art.56 comma1 e art.57 comma1, lettera h)

Le presenti condizioni sono da intendersi a tempo indeterminato e non subiscono gli effetti che possono incidere sui singoli rapporti giuridici sottoscritti dall’Utente in modo tradizionale o utilizzando la FEA.

INPLACE si riserva la facoltà di far sottoscrivere documenti secondo le ordinarie modalità previste dai rapporti che essi regolamenteranno

4.    Limiti d’uso della Firma Elettronica Avanzata (DPCM 22-02-2013, art. 60 comma 1)

La Legge dispone che la “FEA” possa essere utilizzata solo per i rapporti giuridici che intercorrono tra il Cliente/Lavoratore ed il Soggetto Erogatore della soluzione di firma elettronica avanzata.

5.    Modifiche unilaterali

INPLACE SRL potrà modificare il presente contratto solo qualora sussista un giustificato motivo, da intendersi come un evento idoneo a generare un impatto sul rapporto con il UTENTE e che può riguardare il UTENTE medesimo, consistere in variazioni delle condizioni generali economiche o tecnologiche, che possonocomportare un aumento dei costi o una variazione del contesto tecnico di erogazione del servizio disciplinato dal presente contratto, consistere in cause di forza maggiore.

Le comunicazioni di modifica unilaterale delle condizioni saranno validamente fatte da Inplace in forma scritta, trasmessa mediante lettera semplice, o su altro supporto durevole trasmesso mediante una qualsiasi idonea tecnica di comunicazione a distanza accettata dal cliente, con preavviso minimo di 15 (quindici) giorni ed entreranno in vigore con la decorrenza ivi indicata.

Il lavoratore/Clinete ha diritto di recedere dal contratto entro la data di decorrenza della modifica proposta senza spese. Qualora non sia stato comunicato il recesso entro il termine predetto, le modifiche si intenderanno approvate, con la decorrenza indicata nella citata comunicazione.

6.    Copertura assicurativa

Inplace, a norma del D.P.C.M. 22 febbraio 2013 art. 57, comma 2, è dotata di una polizza assicurativa per la responsabilità civile derivante da eventuali danni cagionati al Lavoratore/Cliente e/o a terzi in relazione al servizio FEA, di importo non inferiore al limite di legge.

7.    Foro Competente

Per la risoluzione delle controversie relative all’interpretazione delle presenti Condizioni, nonché all’esecuzione del servizio di FEA, si individua quale Foro Esclusivo quello di Pescara.

Qualora il lavoratore/azienda sia qualificabile come consumatore ai sensi dell’articolo 3, comma 1, lettera a), del Codice del consumo, il foro competente in via esclusiva sarà quello nella cui circoscrizione si trova la residenza o il domicilio eletto dall’Utente.

Adesione al servizio di Firma Elettronica Avanzata (a cura del Cliente/Lavoratore)

Il sottoscritto ____________________ nato il ____________________ Codice fiscale ____________________ (“il Cliente”o “il Lavoratore”) Chiede di poter aderire al servizio di Firma Elettronica avanzata (“FEA”), adottato da INPLACE SRL, disciplinato dal presente documento, dal Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 , e s.m.i., recante Codice dell’Amministrazione Digitale, dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 22 febbraio 2013.

Dichiara altresì di aver letto e compreso l’informativa in materia di trattamento dati personali pubblicata sul sito internet www.inplace.it

Data 24/04/2025                 Firma